Mit der richtigen Dokumentenverwaltung Arbeitsprozesse optimieren

Ein Consulting-Team hilft Ihnen bei der Optimierung

In einem Unternehmen arbeiten verschiedene Abteilungen zusammen, demzufolge dauert es eine gewisse Zeit bis Bestellungen rausgehen und alle zuständigen Personen die Aufträge bearbeitet haben. Das kostet Zeit und Geld. Mit spezieller Software und Dienstleitungen verkürzen Sie die Arbeitswege und ermöglichen den Abteilungen einen gemeinsamen Zugriff auf die benötigten Unterlagen und Daten. Auf diese Weise reduzieren Sie langfristig die Kosten und optimieren die Verwaltung der Dokumente.

Die digitale Datenspeicherung

Heutzutage arbeiten nicht mehr alle Arbeitnehmer in den Büros des Unternehmens sondern im Home-Office. Mit einer digitalen Datenspeicherung, der sogenannten Datenwolke, ermöglichen Sie allen zuständigen Mitarbeitern, jederzeit auf die Daten und Dokumente zuzugreifen. Auf diese Weise lassen sich neue Dokumente im Büro online ablegen und unterwegs mit dem Laptop aufrufen und bearbeiten. Ebenso ersparen Sie sich viel Zeit und Geld mit einer elektronischen Datenbank zur Dokumentenverwaltung. Für eine grundlegende Optimierung der Printinfrastruktur lohnt sich die Beauftragung eines Consulting-Dienstes.

Die PrintInfrastruktur optimieren

Um den gesamten Schriftverkehr zu verbessern und dadurch langfristig die Kosten zu senken, haben sich Dienstleister der Managed Print Services bewährt. Dabei besteht das Programm aus drei Phasen. Zunächst beobachtet und analysiert ein Consulting-Team die Print-Infrastruktur des Unternehmens und arbeitet gleichzeitig eng mit den Angestellten zusammen. Schließlich wertet es die Ergebnisse aus und erstellt mit Ihnen einen neuen Plan, der die Arbeits- sowie Dokumentenprozesse optimiert. Auf diese Weise arbeiten Sie langfristig effizienter, sparen Material und Geld. Hierzu erhalten Sie neue Hard- sowie Firmensoftware. Damit die Angestellten den Umgang mit den neuen Programmen lernen, gibt der Dienstleister Vorort Schulungen und ist jederzeit bei Fragen und Problemen erreichbar. Nach der Umstellung übernimmt der Dienstleiter der Managed Print Services die weitere Betreuung sowie den Support. Übrigens, verkürzte Arbeitsprozesse verbessern ebenso die Kundenbindung, da die zuständigen Personen schneller auf die Unterlagen zugreifen.

Bild: panthermedia.net Arne Trautmann